TIPOS DE SECRETARIA

1 -SECRETARIA ADMINISTRATIVA

La Secretaría Administrativa se encarga de proponer e instrumentar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para salvaguardar los bienes institucionales, verificar la exactitud y seguridad de los datos contenidos en el registro de las operaciones presupuesta les y contables, desarrollar la eficiencia del control de gestión, así como supervisar la correcta administración de los recursos financieros, humanos y materiales de la entidad, atendiendo con oportunidad, eficiencia y eficacia, los requerimientos de las diversas áreas, vigilando la debida observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables en el ámbito de su competencia y coadyuvando en todo momento al logro de los objetivos institucionales.

2- SECRETARIA  EJECUTIVA

Características del perfil de la secretaria ejecutiva

Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo, al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su parte, contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la contención y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser neutralizados.

Resulta fundamental desarrollar habilidades no sólo actitudinales sino también profesionales. La capacitación y el entrenamiento continuos son primordiales.

En el momento de iniciar la búsqueda de una secretaria, las empresas tienen en cuenta muchos requisitos pero, sin duda, se busca cada vez más personal especializado. No todas las secretarias –aunque tengan estudios específicos- son aptas para todas las búsquedas.

Además de contar con una formación completa en temas de cultura general y del ámbito político y económico –esto dependerá del rubro de la compañía- resultan indispensables sus competencias técnicas y conocimientos específicos de acuerdo al área a la que deba asistir.

3- Secretaría Comercial.

En la mayor parte de los congresos se buscan actividades paralelas y una de ellas es la realización de exposiciones comerciales de productos o servicios relacionados con el tema del congreso. Sirve como muestra de presentación de productos y servicios, y también, porque no decirlo, como fuente adicional de ingresos para los organizadores del congreso.

A esta secretaría también se la puede denominar como "Secretaría de Exposición", pues como su nombre indica es la encargada de todo lo relacionado con el montaje de stands, definición de espacios, normas de uso, servicios, etc.

Entre las muchas tareas asignadas a esta secretaría podemos destacar:

1. La comercialización de espacios para la exposición. El espacio de una exposición es limitado, y por ello se comercializa alquilando "módulos" que suelen venir definidos en varios tipos: desde un módulo básico hasta espacios de varios módulos.

2. Montaje y desmontaje. Se encarga el montaje y desmontaje de los stands. Hay exposiciones que ofrecen esta posibilidad como optativa o puede ser "impuesta" a los expositores.

3. Servicios auxiliares. Los organizadores pueden aportar, servicios complementarios, como alquiler de mobiliario, iluminación, confección de lonetas, pancartas, etc., servicios de azafatas, servicios de carpintería, electricidad, etc.

4. Organización de presentaciones. Se pueden establecer horarios especiales para presentaciones de productos o servicios, realización de demostraciones, etc.

5. Cualquier otro servicio que tenga que ver con la exposición.

4- Secretaría Técnica.

Es el canal de comunicación entre el Comité Organizador y los asistentes al congreso, y el equipo encargado de coordinar los aspectos técnicos del congreso. Entre sus funciones podemos destacar:

1. Las contrataciones. Alojamiento de congresistas, ponentes y participantes; elección de menús, desayunos y/o "coffe break", etc.; equipos técnicos necesarios para el desarrollo de las ponencias; alquiler de salas y espacios necesarios; personal necesario para la atención de asistentes y ponentes (azafatas, auxiliares, traductores ...); etc.

2. Coordinación de los distintos servicios ofrecidos en la sede del congreso y en los establecimientos colaboradores del mismo.

3. Elaboración de presupuestos e informes sobre los recursos necesarios, recursos empleados, recursos aplicados, etc.

4. Establecimiento de partidas para las distintas áreas del congreso.

5. Visitas profesionales o de carácter científico a otros centros o lugares de interés (no turístico, pues de ello se encarga la Secretaría Social o Turística).

6. Análisis de la gestión del congreso, cierre económico y balance final de gestión.

7. Cualquier otra tarea relaciona con la parte técnica del congreso.

5- Secretaría Científica.

Podemos decir que es una de las Secretarías más importantes de todo congreso, pues se encarga de forma directa de las relaciones con los ponentes (comunicaciones, recepciones y envíos, traducciones, correcciones, fomentar y coordinar las actividades entre los ponentes, etc.), de la confección del programa, ya sea cultural, científico o profesional y de la mayor parte de las tareas que tengan que ver con el "contenido" del congreso.

Esta Secretaría suele contar con la ayuda del Comité Organizador y/o de un OPC (Organizador Profesional de Congresos). También se puede encargar de elaborar y proponer programas de actuación conjunta de diversos sectores o grupos de ponentes que acuden al congreso, así como de realizar estudios y/o informes sobre las ponencias presentadas, actividad de los ponentes, etc.